Uporządkujmy życie. Ekspresowy kurs metody GTD. Moja przedmowa do rosyjskiego wydania książki „Jak utrzymać porządek” Przedmowa wydawcy do nowej książki Davida Allena
Allen David_ Wszystko w porządku. doktor
Poprawisz swoje umiejętności samoorganizacji
Będziesz mógł uporządkować nie tylko swoje sprawy zawodowe, ale także lawinę danych osobowych
PODSUMOWANIE KSIĄŻKI
Davida Allena. Jak zachować porządek. Zasady satysfakcjonującego życia bez stresu. Wydawnictwo „Mann, Iwanow i Ferber”, M. – 2010
Plany są zewnętrznymi przejawami wewnętrznej wolnej woli człowieka.
Adnotacja
Niezbędny ważne pytanie Dla nowoczesny człowiek: jak mieć wszystko pod kontrolą, działaj skutecznie i nie zmęcz się? Getting Things Done (GTD), opisane w jego książce How to Get Things Done, uratowało tysiące czytelników spod gruzów spraw bieżących.
Ta książka jest o GTD - o „ osobisty system myślenia rozszerzonego"i jak poprawnie skonfigurować GTD, aby działał bezawaryjnie.
Poczuj wolność! 006
1. Wprowadzenie 008
2. Zjawisko GTD 018
3. Uruchomienie systemu i utrzymanie jego pracy 059
4. Podstawowe zasady samoorganizacji 072
5. Pełna kontrola: fiksacja 092
6. Pełna kontrola: ocena istotności 126
7. Pełna kontrola: 160 zamówień
8. Pełna kontrola: weryfikacja i analiza 206
9. Pełna kontrola: wersja 216
10. Pełna kontrola: za pomocą systemu 245
11. Zdobywanie perspektywy 255
13. Dziesięć tysięcy stóp: projekty 274
14. Dwadzieścia tysięcy stóp: obszary zainteresowania i obszary odpowiedzialności 287
15. Trzydzieści tysięcy stóp: cele i zadania 297
17. Pięćdziesiąt tysięcy stóp: cel i zasady 315
JEST. Perspektywa: ponowna wizyta w sklepie Grade's Gardens 331
19. Jak utrzymać działanie systemu 337
20. Zakończenie 358
Poczuj wolność!
Aby podążać trasą, potrzebujesz mapy. Metafora ta odnosi się także do dróg naszego życia. W swojej nowej książce How to Keep Things Done David Allen przedstawia swoje podejście GTD jako mapę drogową prowadzącą do osiągnięcia celów w nieprzewidywalnych okolicznościach. Ta książka pomoże tym, którzy czują, że ścieżka życia staje się coraz bardziej skomplikowana, a jej widoczność staje się coraz bardziej skomplikowana coraz gorzej.
Rezultatem jest ta książka świetna robota. Samoorganizacja nie polega na sprowadzaniu wszystkiego wokół do sterylnego porządku. Jej celem jest wolność.
Poczucie wolności będzie Ci stale towarzyszyć i wiele rzeczy się ułoży.
Witalij Kolesnik ,
poświęcony rozwojowi osobistemu i produktywności
1. Wprowadzenie
Sztuka czynienia postępu polegajest utrzymanie porządku podczas dokonywania zmian i wprowadzanie zmian przy jednoczesnym utrzymywaniu porządku.
Alfreda Northa Whiteheada
Aby życie miało sens, musimy umieć rozpoczynać i kończyć swoje zadania.
W końcu elementy sukcesu są wykonane prawidłowo wybór i jego skuteczna realizacja.
Dziś dostępne są metody i narzędzia, które pomagają w samoorganizacji i uczą, jak zwiększać produktywność pracy. Jednak nadal nie ma podstawowego zrozumienia dynamiki tych procesów jako całości. Powstaje pytanie: czy istnieje w ogóle sposób na osiągnięcie tego zrozumienia?
Mam nadzieję, że w tej książce znajdziesz taką metodę. Stworzyłem go jako przewodnik po optymalizacji dowolnego procesu - od rozwiązania problemu biznesowego po organizację niestandardowego urlopu lub zaloty do damy swojego serca.
Te same zasady i metody obowiązują przy każdym zadaniu, a wszystko pójdzie gładko, jeśli zrozumiesz istotę i cel pracy, stworzysz plany i będziesz monitorować ich realizację.
Gdy mechanizm życie codzienne nie jest przemyślany, możliwości samorealizacji są zmniejszone.
A jeśli zależy Ci na rodzinie, zdrowiu i bogactwie; jeśli chcesz zrealizować swój potencjał twórczy i zaspokoić potrzebę relaksu, wszystkie kwestie należy traktować biznesowo.
W 2001 roku opublikowałem swoją pierwszą książkę „Jak uporządkować sprawy. Sztuka bezstresowej produktywności”, która była dystrybuowana w trzydziestu językach na całym świecie. Mój system zyskał szerokie grono zwolenników, w tym kadrę kierowniczą, profesorów, inżynierów oprogramowania, a nawet duchownych.
Okazało się, że każda osoba, dzięki systematyczne podejście jest w stanie doprowadzić proponowane przeze mnie metody do perfekcji we wszystkich aspektach życia. Już na początku znajomości z GTD ludzie zauważają sukces w koncentracji swoich wysiłków. Niemniej jednak, doświadczenie pokazało, jak wielka jest przepaść pomiędzy zrozumieniem a realizacją tego, co się rozumie.
Wielowarstwowa struktura GTD jest jak cebula: trzeba obrać wiele warstw, aby dotrzeć do jej głębszej esencji. Nawet jego lojalni zwolennicy nie zdali sobie jeszcze sprawy z jego prawdziwego potencjału, który wykracza daleko poza granice prostego systemu samoorganizacji.
Przez lata starałem się przekonać użytkowników GTD, że im rygorystycznie i konsekwentnie będą się trzymać jej postulatów, tym skuteczniejsze będzie przeniesienie tego doświadczenia na inne obszary ich działalności.
Stopniowo zacząłem rozumieć, co dokładnie mam do powiedzenia w mojej nowej książce.
Książka okazała się dla mnie praktycznym przewodnikiem po „gwarantowanym dostępie do wszystkich możliwości” w pracy i życiu życie osobiste.
Zrozumienie tego Wszystko sprawy są przez Ciebie osobiście kierowane we właściwym kierunku, stwarza poczucie bezpieczeństwa i stabilności. GTD pomaga osiągnąć kontrolę nad sytuacją i zapewnia wizja perspektyw w większości różne obszary działalność człowieka.
Konkretne podejścia mogą się różnić w zależności od tego, co jest optymalne w danym momencie. Na przykład na początku dnia dysk dokumentów przychodzących jest oczyszczany ze zbędnych papierów, a po obiedzie organizuje się burzę mózgów na temat ważnego projektu.
Nie da się być we wszystkich miejscach jednocześnie i skoncentrować się na wszystkim, co wymaga kontroli we wszystkich obszarach życia. Zanim jakikolwiek zespół zacznie działać, musi zdecydować o swoich głównych celach, wartościach i priorytetach.
Każda rodzina, zanim zacznie planować wakacje, musi najpierw dokończyć kilka ważnych i pilnych spraw. Zawsze warto wiedzieć, co najlepiej zrobić, gdy pojawia się konkretny problem i z jakiego punktu widzenia rozważyć okoliczności oferowane przez życie.
Wszystko jedenaście Modele GTD, które prezentuję w tej książce, można zastosować we wszystkich obszarach życia. Co więcej, każdy ma swoją wartość praktyczną. Ale nie zapominaj o równowadze między rozsądnym i użytecznym.
Gdy zrozumiesz zasadę zwiększania produktywności poprzez redukcję stresu i nauczysz się, jak prawidłowo przekładać informacje na środowisko zewnętrzne, od razu odkryjesz niezliczone sposoby na czerpanie korzyści z tego nowego stanu.
Zrozumienie zasad leżących u podstaw technik GTD pomoże Ci zrozumieć, jak one działają, a ten nowy stopień swobody otworzy cały arsenał nieznanych wcześniej technik. najlepsza organizacja swoją przestrzeń życiową.
Kilka słów dla tych, którzy już zapoznali się z systemem GTD
Mówiąc o GTD, dzielę ludzi na trzy grupy:
1. Ci, którzy wierzy jakby opanował ten system (co jest dalekie od rzeczywistości).
2. Ci, którzy opanowali część systemu, ale z niego nie korzystają całkowicie i rozumie to.
3. Ci, którzy opanowali GTD i stosują go na poziomie „użytkownika zaawansowanego”.
Przedstawicielom pierwszej grupy chcę to powiedzieć. Spróbuj zrozumieć, co możesz uzyskać, używając wszyscy zasoby metodyczne. Kontrolowanie aspektów codziennego życia i zarządzanie przepływem informacji jest dla niektórych tak ważne, że nawet nie próbują kopać głębiej.
Nie myślą, że po tym, jak wspięli się na stopień, czeka ich kolejny krok – ku zrozumieniu myślący. I prowadzi od tworzenia list do rozwiązywania problemów pojawiających się na tych listach. Ale to właśnie ta praca zajmuje centralne miejsce w całym procesie.
W przypadku drugiej grupy chcę zachęcić do możliwości szerszego wykorzystania GTD.
W czytelnikach trzeciej grupy bardzo chcę wzmocnić wiarę w sukces i zaproponować im nowe metody pogłębionego zrozumienia wcześniej zdobytej wiedzy. Twoja grupa jest wciąż niewielka, ale ma realne metody zwiększania produktywności i ma jeszcze bogatsze możliwości ich doskonalenia.
Kilka słów dla tych, którzy nie zapoznali się jeszcze z systemem GTD
Książka „Porządkowanie rzeczy” może być przydatnym dodatkowym źródłem informacji, które pozwala stopniowo opanowywać system zwiększania produktywności. Skupiam uwagę czytelników na kluczowych GTD i wyjaśniam, dlaczego mają one wpływ. różni ludzie różne skutki, jakie pozytywne rezultaty można osiągnąć dzięki nowym możliwościom ich zastosowania, jakie negatywne konsekwencje mogą wyniknąć w przypadku zignorowania tych zasad.
Jak korzystać z tej książki
Notatki mogą się wtedy przydać w najbardziej nieoczekiwanym momencie, bo w trakcie czytania w Twojej głowie mogą pojawić się różne myśli – nie trać okazji, by później odnaleźć w nich złoty pył!
Urządzenia nagrywające powinny być zawsze pod ręką. Być może nie będą one przydatne, ale posiadanie długopisu doda Ci pewności siebie: jest to narzędzie, dzięki któremu możesz otrzymywać korzyści zawsze i wszędzie.
Zachowuj się tak, jakbyś miał pewność, że w każdej sytuacji znajdziesz coś przydatnego dla siebie, a stanie się to dla Ciebie „automatycznie spełniającą się przepowiednią”.
Dowiesz się o modelach, które można zastosować w konsultingu, ponieważ tworząc tę książkę, rozmawiałem z wieloma mądrymi, spełnionymi, kreatywnymi ludźmi, którzy przyznali się do zainteresowania systemem GTD i uwierzyli, że można to zrobić sto razy więcej, gdyby tylko wiedział, jak zastosować tę technikę całkowicie.
Pomysł na sukces
Każdy uczestnik Olimpiada Wiadomo, że wizualizowany sen o zwycięstwie znacznie zwiększa wydajność. Sugeruję, abyś w tej chwili przestał czytać i „wizualnie pomarzył” o tym, co tak naprawdę chciałbyś uzyskać, studiując materiał zawarty w książce.
Dlaczego kupiłeś tę książkę?
Co Cię w niej przyciągnęło?
Co masz nadzieję zyskać czytając to?
Pozwól, że ci pomogę.
Myśleć:
Co by się stało, gdybyś miał możliwość łatwego odzyskania kontroli nad sytuacją, gdy ją utracisz?
Czy lubisz czuć się pewnie?
Jakie nowe ryzyko byłbyś skłonny podjąć, wiedząc, że masz te narzędzia?
Jaki sukces mógłby Cię spotkać?
Gwarantuję, że jeśli masz ochotę na eksperymenty, wystarczy trochę skupienia i kilka prostych technik, aby osiągnąć ten poziom, a nawet przekroczyć oczekiwane rezultaty.
Podczas czytania będziemy pracować nad różnymi poziomami Twojej aktywności, ale musisz uzbroić się w cierpliwość, aby nie stracić z oczu swojego celu końcowego. Trzeba o tym stale pamiętać.
(V: Tak jak „Word” zapewnia wsparcie w pracy z tekstami, tak „Outpost” powinien w każdy możliwy sposób wspierać pracę z planami! To jest przeznaczone do pracy z Buchatskym Jr.!}
Książka o zaufaniu swoim odpowiedziom
Książka ta nie jest encyklopedią przepisów. Nie oczekuj od niej kategorycznych odpowiedzi na pytania typu: co zrobić, żeby zmienić pracę? Czy powinienem kupić firmę? Lub - czy musimy kupić szczeniaka?
Ta książka uczy Cię rozumieć narzędzia i stosować metody, które pomogą Ci rozwinąć wiarę w swoje możliwości, a tym samym zaufać swoim decyzjom. To jest moje główne zadanie.
Książka „Jak uporządkować sprawy” dała czytelnikom specyficzny wektor rozwoju. A nowa książka doda Ci wiary w swoje możliwości. To, o co naprawdę warto walczyć, to konsekwencja. To oszczędzanie w wirze niekończących się zmian.
Zrozumienie problemu daje oparcie, zapewnia wolność od stresu i optymalne rozwiązania.
2. Zjawisko GTD
Tak jak chaos burzy przynosi deszcz dający życie, tak w społeczeństwie czasy sukcesu poprzedzają czasy nieporządku. Sukces przychodzi do tych, którzy potrafią przeciwstawić się chaosowi.
Ja Ching. Księga zmian
GTD- to nie jest system oceny etycznej i nie jest to ruch na rzecz absolutnie przejrzystej organizacji, która rzekomo jest ważniejsza niż sam nieustrukturyzowany proces twórczy.
David Allen, strona 199
Analizując przyczyny popularności GTD, mogę wyróżnić cztery czynniki:
Jego koncepcje działają, a mechanizm tego działania jest przejrzyście jasny.
Może je łatwo wdrożyć każdy, korzystając ze zwykłych narzędzi, które są zawsze pod ręką.
Zakres problemów rozwiązywanych za pomocą GTD stale rośnie w skali globalnej.
Zaproponowany model holistyczny dotknął czegoś, co rezonuje z ludzką duszą na wielu poziomach, czegoś głębokiego i intuicyjnie nieodłącznego dla doświadczonych ludzi.
Te koncepcje działają
Model GTD został zbadany, przetestowany i udoskonalony w normalnych warunkach przy udziale: najzwyklejszy ludzie. Próbowałem dotrzeć do sedna istniejących już fragmentów metod samoorganizacji, które faktycznie działają, i złóż je prawidłowo do systemu.
Zastanawiałem się: dlaczego tworząc na pierwszy rzut oka listę rzeczy do zrobienia, którą wcześniej po prostu trzymałem w głowie, zaczynam odczuwać zupełnie inne uczucia, myśląc o czekających mnie zadaniach? I dlaczego zadania stały się wówczas jasne i przejrzyste? Przecież w zasadzie nic się nie zmieniło.
I wniosek nasunął się sam: na razie zadanie pozostało przy mnie tylko w mojej głowie, jestem ciągle Bałam się zapomnieć ją, wpędzając się tym samym w stan stresu. Jeśli od razu nagrałem to na jakiś zewnętrzny nośnik, myśl ta wyzwoliła mnie z jego irytujących objęć.
Czy te zasady może zastosować każdy?
I czy zawsze przyniosą rezultaty?
Skrupulatnie przestrzegałem wszystkich procedur, starając się uzyskać odpowiedni zestaw kluczowe zasady, które razem tworzyłyby system GTD.
Okazało się, że są skuteczne właśnie dlatego, że na nich bazują mechanizm realizacji projektu i nasza praca nad projektami.
Uporządkowanie „rutyny” w „skrzynce odbiorczej” to naturalny sposób na wyrobienie sobie odpowiedniego podejścia do nowych rzeczy. Przeglądanie statusu niedokończonych pozycji na liście sprawia, że masz teraz pełną kontrolę nad zakresem prac i m.in. zarządzasz powiązanymi projektami.
A ocena znaczenia Twojego obszaru zainteresowania lub obszaru odpowiedzialności pomaga Ci poczuć, że masz pełną kontrolę nad sytuacją we wszystkich projektach i pozwala osiągnąć spokój ducha, szerzej wykorzystaj swoje doświadczenie życiowe.
Zakres zastosowania GTD lub jego elementów wydaje się nieograniczony.
GTD i IT - harmonia wysokich technologii
Zauważyłem, jak szybko zaczęła rosnąć liczba zwolenników GTD w blogosferze, wysokich technologiach i segmencie IT. Dlaczego została tu przyjęta z takim entuzjazmem?
Jestem jak wszyscy leniwi ludzie na świecie. Prawie wszyscy moi przyjaciele mający obsesję na punkcie komputerów również należą do tej kategorii.
i programiści - wszystko i zawsze - uparcie ciężko pracują, próbując wynaleźć coś, od czego ich uwolni uparty praca.
Przecież znaczenie technologia komputerowa jest ułatwienie ludziom pracy. A dla GTD jego esencją jest motto „Maksymalne rezultaty przy danym zasobie”! Naturalnie, takie pomysły przyciągają osoby związane ze światem komputerów.
Programy komputerowe działają w swoim polu we wszystkich trybach tylko wtedy, gdy całkowity brak błędów. A osiąga się to poprzez stworzenie systemowego zbioru zasad. Podobnie recepty systemu GTD charakteryzują się brakiem awarii.
Jeden z techników (nawrócony na GTD) wyjaśnił mi te procesy ze swojej dzwonnicy: „David, właśnie zidentyfikowałeś podprogramy, które zawsze działają, niezależnie od obszar tematyczny ten czy inny konkretny program.”
GTD to koncepcja niezależna od systemu, co oznacza, że może być skutecznie wykorzystywana przez dowolne osobiste narzędzie lub oprogramowanie, o ile jest przeznaczone dla organizacji. Pozwala w końcu skorzystać z niektórych programów, które wcześniej były używane niezwykle rzadko.
Wśród tysięcy użytkowników popularnego oprogramowania komputerowego dla przedsiębiorstw, takiego jak Microsoft Outlook czy Lotus Notes, funkcje takie jak Zadania czy To-Do były w dużej mierze niewykorzystane.
Odkrywając, że te funkcje można skonfigurować do użytku w GTD, użytkownicy uzyskali dostęp do nowych możliwości w oprogramowaniu, które już posiadali. Ponadto istniała podstawa do generowania i organizowania pomysłów, co dało impuls do pojawienia się setek nowych programów aplikacyjnych, które teraz opierały się na zasadach GTD.
Różnica między GTD a innymi modelami i systemami
Kiedy mówimy o „samoorganizacji osobistej”, mamy na myśli uzyskanie kontroli nad sobą stan psychiczny i nad sytuacją w otaczającym nas świecie.
Celu tego nie da się osiągnąć „tylko zwykłymi działaniami”.
Aby rozwiązać taki problem, musisz zarejestrować i ocenić znaczenie (dla przyszłości) wszystkiego, co niezrozumiałe na świecie, a następnie usunąć wszystko, co nie jest dla ciebie istotne.
Powinieneś posiadać proces regularnego przeglądu spraw po ich pełnym uporządkowaniu. GTD uczy jak rozpocząć każdy biznes poprzez zrobienie listy wszystkich zadań i problemów, którymi wypełniona jest twoja głowa. Dopiero po tym można ocenić znaczenie pozycji listy.
Stosując jedynie problemy priorytetowe, nie da się rozłożyć celów na typy i podpoziomy. Ale każdy z podpoziomów potrzebuje niepriorytetowych, ale konkretnych sił i środków.
Systemy, które badałem, wydają się sugerować to samo. Ich autorzy wychodzą z założenia, że zawsze można zacząć (od zera) od całościowego spojrzenia na swoją perspektywę; abyś „natychmiast formułował” zadania, określał siły i środki oraz dbał o równowagę swoich spraw.
Powodzenia! Czy widziałeś kiedyś osobę, której życie było tak proste? Praktyczne sytuacje są znacznie bardziej złożone niż takie wyidealizowane mise-en-scène.
Uparcie próbujemy zarządzać swoim światem, staramy się kontrolować sytuację, ale jesteśmy pod ciągłą presją nowe informacje I ciosy losu. Rozwijamy się i zmieniamy własne wyobrażenia o naszych perspektywach.
Jeśli wszystkie powyższe czynniki nie zostaną wzięte pod uwagę, nic z tego nie wyjdzie. A dzięki systemowi GTD wszystko się ułoży!
Kryteria udanego rozwoju = usuwanie przeszkód
Skuteczność GTD łatwiej zrozumieć, jeśli spróbujesz spojrzeć na sytuację jako całość z punktu widzenia usunięcia wszelkich przeszkód w działaniu.
Przez wiele lat zastanawiałem się, dlaczego czytelnikami najbardziej zainteresowanymi GTD są ci, którzy tak naprawdę go nie potrzebują. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta: tę grupę ludzi cechuje głębokie zrozumienie negatywne konsekwencje zakłócenia systemu.
Jeśli dana osoba radzi sobie już dobrze i straciła zainteresowanie poprawianiem swoich wyników, wówczas jest głęboko obojętna na takie systemy. Popularność GTD wynika z niedoboru ludzi, którzy w życiu lub pracy posiadaliby przynajmniej jakiś system zdolny do usuwania przeszkód.
GTD właśnie stało się narzędziem do zarządzania sytuacjami. Pozwala zachować stabilność w obliczu różnorodnych form wzrostu, zmian i fluktuacji.
Wszechstronność i łatwość wdrożenia systemu
Aby zastosować GTD w praktyce (niemal natychmiast), nie musisz kupować oprogramowania ani opanowywać nowych umiejętności. Wystarczy zwykły zdrowy rozsądek. Jedynym wymogiem jest posiadanie jakiegoś narzędzia do rejestrowania informacji oraz bezpiecznego miejsca, w którym możesz prowadź prawidłowo swoje listy rzeczy do zrobienia.
Nie znalazłem żadnej szczególnej kategorii ludzi, którzy bardziej pasują do GTD niż inni. Korzystają z niego prezesi firm, artyści i kierownicy projektów, całe rodziny i duchowni, studenci i emeryci.
Prowadziliśmy szkolenia GTD dla korporacji z listy Fortune 50, firm rodzinnych i agencji rządowych. Wprowadziliśmy ten system do przedstawicieli branży ochrony zdrowia i energetyki, transportu i lotnictwa, nauki i edukacji oraz niemal wszystkich obszarów biznesu.
Została jednakowo przyjęta w Niemczech, Arabii Saudyjskiej, Estonii, Kanadzie i Brazylii. Nie stwierdziliśmy również różnic w postrzeganiu technik w zależności od typu osobowości, stylu uczenia się lub płci.
Narastające problemy i zrozumienie potrzeby ich rozwiązywania
Jeśli GTD pomogłoby jedynie rozwiązać unikalne problemy lub było panaceum na nieistotne problemy, głupotą byłoby oczekiwać jego popularności.
Ludzie coraz częściej doświadczają stresu, poczucia utraty kontroli nad sytuacją. Na całym świecie rośnie świadomość konieczności przywrócenia spokoju ducha.
Czego wszyscy chcemy? Chcemy więcej wolność i mniej pracy. Chcemy być przygotowani na nieoczekiwane. Wszyscy desperacko chcemy wiedzieć, jak zarządzać – nie, nie informacjami – rzeczami! I zrozum, jak wszystkie nasze sprawy wpływają na siebie nawzajem.
Kiedy ilość wahań wykracza poza skalę
Często jestem pytany: „Co nowego jest w Waszej metodzie pod względem czynników powodujących stres?” Moja odpowiedź jest zawsze prosta: „W metodach GTD nie ma nic nowego. Nowość polega wyłącznie na zwiększonej częstotliwości aktualizacji zadań bez stresu.”
Zmiany zawsze niosą ze sobą stres. Nowe nieuchronnie wiąże się z rekonfiguracją relacji i zmianą obrazu siebie. Tak było i tak będzie.
Dziś, w ciągu zaledwie trzech dni, dzieje się tak wiele globalnych zmian, pojawia się tak wiele nowych projektów i dokonuje się tyle samo ponownych ocen, ile miało to miejsce w ciągu roku, gdy nasi rodzice byli mali.
Spokojniej tolerowali stres. Żyjemy w warunkach ciągłego stresu: nowe technologie pozwalają na zadomowienie się w skrzynce odbiorczej wszelkiego rodzaju informacji, a wiadomość głosowa może w każdej chwili rozsadzić Twój wewnętrzny świat i zniszczyć Twoje priorytety.
Nie informacja, ale przeciążenie
Popularne systemy samodoskonalenia skupiają się na rozwiązywaniu dwóch problemów: zarządzania czasem (zarządzania czasem) i zarządzania informacją. Ich rozwiązaniem jest po prostu ponowne załadowanie projektów do wybranego systemu.
Zwykle stosuje się plan kalendarza i harmonogram godzinowy, bierze się pod uwagę tempo, przestrzeń, sortowanie, dobór narzędzi i technologii. Ale ani czas, ani informacja same w sobie nie mogą stać się źródłem stresu?
Nie możesz kontrolować czasu: to hiperbola. Możesz jedynie kierować działaniami i skupiać swoją uwagę. Czas pomaga tylko zrozumieć, pod jakimi ograniczeniami, to znaczy ( Gdzie I Gdy) musisz przydzielić określone zasoby ( wytrzymałość I fundusze).
Jeśli skutecznie zarządzasz sprawami, czynnik czasu zostaje zneutralizowany. Nie ma poczucia niedoboru zasobów ani braku równowagi.
Prawdziwym problemem w takich warunkach jest przeciążenie. Natura pomaga nam się zrelaksować dzięki swojej organicznej naturze i zmienności.
Informacje, które docierają do nas z natury, są oczywiste i pozostawiają pozytywne wspomnienia. Informacje otrzymywane drogą e-mailową są często pozbawione znaczenia, a nawet szkodliwe.
Trzeba otworzyć folder, przeczytać maila, zrozumieć go i ocenić, a następnie systematycznie integrować otrzymane wiadomości. Jednocześnie obciążenie jest takie, jakbyś w ciągu dnia miał do czynienia ze setką niedźwiedzi.
Jak pokazuje praktyka, z takim stresem można sobie poradzić w sprawdzony sposób, stosując skuteczne techniki na każdej z pozycji i świadomie sortowanie przychodzących informacji do odpowiednich folderów.
Tego właśnie uczy GTD. A ona pracuje twardy tryb systemowy.
Umiejętność „uporządkowania rzeczy” jest łatwa do rozwinięcia
czynnik rozpowszechniony GTD stało się wzrostem wymagań dotyczących własnej efektywności. Świat coraz bardziej wymaga umiejętności szybkiego uporządkowania spraw i osiągnięcia swoich celów. Entuzjazm i innowacyjność to czynniki krytyczne. A jeśli firma lub osoba fizyczna nie jest w stanie zrealizować planu, wówczas wszelkie, nawet najwspanialsze pomysły są bezużyteczne.
Twierdzę jednak, że każdy może nauczyć się osiągać cele, chociaż nadal panuje powszechne przekonanie, że niektórzy ludzie są z natury bardziej produktywni, a inni z natury nie są do tego zdolni (to nastawienie jest typowe dla odnoszących sukcesy menedżerów sprzedaży!).
W dziedzinie kreatywności i innowacji wierzono, że człowiek rodzi się z talentem do odkryć i kreatywności lub jest go pozbawiony. Ale tak nie jest.
Jeśli będziesz ściśle przestrzegać przepisów, ostatecznie każda osoba otrzyma mnóstwo kreatywnych i innowacyjnych pomysłów i rozwiązań.
Istnieje prosty, ale specyficzny proces uporządkowania swoich spraw. Jej regulacje stanowią podstawę systemu GTD. I ten proces należy zbadać.
Wszyscy łączy nas coś intuicyjnie podstawowego.
W GTD w trakcie jego wyjaśniania pojawiają się subtelne momenty, które są zakorzenione w osobliwościach psychiki - intelekcie i estetyce. Wątpiłem, czy będę w stanie właściwie wyjaśnić ten proces.
Staramy się wchodzić w interakcję ze światem w sposób bezstronny, jednak bez stosowania liniowej logiki formalnej i zasad podejścia indukcyjnego. (Oczywiście jesteśmy zdolni do tego rodzaju myślenia, ale przejawy otaczającej rzeczywistości nie mieszczą się w ramach tych racjonalnych kategorii.)
Wydaje się, że jest coś głęboko w duszy (impuls), czego bez konsekwentnej argumentacji Więc inspiruje i prowadzi.
Jednak dla większości ludzi ten impuls nie zawsze oferuje spójną i sensowną treść plan, ale tylko udany lokalny fragment planu - trochę odosobniony opcja. Oceniając swoje doświadczenie, odnajdziesz w nim obecność tej predeterminacji, która nie wydawała ci się oczywista i dlatego nawet nie próbowałeś z niej skorzystać.
W końcu ogromna liczba rzeczy, które zrobiłeś, była nieoczekiwana. Szybko jednak wyciągnąłeś niezbędne wnioski i podjąłeś działania. Innymi słowy, zawsze byłeś zaangażowany w rozwijanie swojego specyficznego podejścia do wydarzeń: Twój wewnętrzny projekt koncepcyjny i to, co spotykałeś w otoczeniu, zawsze były ze sobą powiązane.
Najbardziej produktywnym sposobem postępowania jest naprzemienność: najpierw poszukaj możliwości poprawy swojego zwykłego stylu życia, a następnie wybierz narzędzia i techniki analizy i wdrażania nowych pomysłów. GTD jest równie skuteczny w organizowaniu informacji ze źródeł zewnętrznych i wewnętrznych.
Aby uruchomić te „samoczynne” mechanizmy, nie trzeba się specjalnie przygotowywać ani o niczym wcześniej myśleć. Całe życie spędzamy na postrzeganiu, ocenianiu, sortowaniu, nieświadomym planowaniu i wykonywaniu.
Podstawowa formuła GTD sprawia, że cały proces jest świadomy i pozwala produktywnie wprowadzić w życie swoją wizję.
To system, który pomoże Ci odkryć to, co już masz.
Jesteśmy obciążeni wieloma rzeczami. Nie mamy nawet czasu, żeby wyróżnić te najważniejsze. Czy GTD pomoże nam przestać być zakładnikiem „rutyny” i chaosu? Bez wątpienia, mówię.
Przeglądając zaległości w zadaniach, wyróżniasz te najważniejsze w danym momencie. Jedynym warunkiem jest to, że musisz być pełen twórczej energii, rozpoznać sytuację i usunąć przeszkody.
Będziesz potrzebować narzędzi, które pomogą Ci zrozumieć i wyrazić swoje umiejętności i możliwości na tym świecie w możliwie najpełniejszy sposób. Zaletą GTD jest to, że nie narzuca nikomu swoich celów. Zapewnia jedynie funkcje, które pomogą Ci odzyskać najwięcej w prosty sposób kontrolę nad sytuacją.
System GTD ma swój własny styl.
GTD nie jest oczywiście zbyt proste i ma pewien poziom złożoności. Ważne jest, abyś w konkretnej sytuacji otrzymał „mapę drogową”, która otwiera perspektywy. Proszę pamiętać, że GTD to nie tyle system, ile podejście systemowe.
GTD zapewnia takie samo podejście do wszystkiego, s. niż możesz spotkać w życiu. Dla niej wszystko jest jednocześnie ważne, ale jednocześnie nieistotne: jak radzisz sobie z wypełnianiem swojego przeznaczenia? Świetnie. Czy musisz karmić swojego kota? Niesamowity. A jeśli pewne pytania nie dręczą twojego serca, nie marnuj energii na myślenie o nich.
Powiedziałbym, że GTD jest delikatne. Często stosuje się go w sytuacjach wrażliwych: dezorientujące problemy pozbawiają nas spokoju i snu, zajmują naszą uwagę; w takich przypadkach system GTD zamienia się w swego rodzaju kotwicę, która pozwala ocenić problemy i „ugruntować” niepokojące myśli w celu dokładniejszego zrozumienia istoty problemów.
Czym właściwie jest system GTD?
Dla tych, którzy nie zapoznali się jeszcze z systemem GTD, chciałbym pokrótce wymienić niektóre jego kluczowe zasady.
GTD jest nastawny system oparty na zdrowym rozsądku. Z jego pomocą, mając listę regularnie monitorowanych zadań, możesz skupić się na swoich zewnętrznych i świat wewnętrzny, dokonaj właściwego wyboru we właściwym momencie. GTD to metoda mało pracochłonna, wykonywana krok po kroku skuteczna metoda osiągnięcie wysokiej produktywności bez stresu.
Wśród jego głównych cech:
Zapisywanie informacji, które wzbudzą Twoje zainteresowanie;
Wyznaczanie celów i opracowywanie planów w sprawach, które są dla Ciebie ważne;
Pogrupuj przypomnienia i informacje w odpowiednie kategorie, które odpowiadają Twoim potrzebom;
Monitorowanie stanu rzeczy jednocześnie w sześciu horyzontach stojących przed Tobą zadań (cel, wizja, cele, obszary zainteresowania, projekty i plany wydarzenia).
Podążanie za GTD dodaje wiary we własne siły, pozwala zredukować przeciążenia i wyzwolić potężny przypływ twórczej energii. Za jego pomocą możesz nauczyć się elastycznie zarządzać wszelkimi szczegółami i niuansami swojego życia.
System pozwala na ścisłe przestrzeganie zasad produktywności, zapewniając jednocześnie swobodę w wyborze metod. Doświadczenie mentorskie, podczas którego opracowaliśmy najbardziej zaawansowane technologie zarządzania pracą, pomogło udoskonalić system GTD.
Trzy modele systemu GTD
System GTD jest prostą kompilacją trzech modeli. Sam je odkryłem i przetestowałem w procesie komunikacji z ludźmi, którzy na co dzień musieli doprecyzować swoje sytuacje życiowe i wyborze kierunku dalszego działania.
Tutaj krótki opis te trzy modele. Później wyjaśnię, jak działają i jak z nimi pracować.
Zarządzanie przepływem pracy
Model zarządzania przepływem pracy składa się z pięciu etapów*:
Pobieranie/identyfikacja;
Sortowanie;
Układ;
Przegląd stanu rzeczy;
Wykonanie.
* Bardziej szczegółowy schemat przedstawiono w Załączniku IV.
Jest to technika opracowana jako sposób gromadzenia/identyfikacji, analizowania, organizowania i zarządzania listami „procedur”. Czyli to, co musimy usystematyzować i pokonać.
Technika ta polega na rejestrowaniu surowego materiału wejściowego, podejmowaniu decyzji, organizowaniu wyników w kategorie, ocenie systemu jako całości i jego poszczególnych części oraz wyborze tego właściwego. opcja działania. Ona, że tak powiem, „ działa z opcjami»
Ten komponent GTD jest najprostszym narzędziem, jakie może wykonać natychmiast zwiększyć produktywność.
Naturalne planowanie
Zazwyczaj model przepływu pracy obejmuje planowanie i zarządzanie projektami, ale nie traktuje ich jako niezależnych celów. Sortowanie informacji (w wiadomości e-mail, w skrzynce odbiorczej lub w protokołach spotkań) obejmuje identyfikację i inicjowanie projektów w miarę pojawiania się pomysłów oraz opracowywanie planu działania w celu wdrożenia tych projektów.
Często trzeba pracować nad osiągnięciem celów, które wymagają dokładnego przemyślenia. Należą do nich na przykład ślub, nowa strona internetowa, pisanie książki czy długo wyczekiwany urlop.
Aby zaplanować i wdrożyć takie projekty, sformułowałem prosty pięciofazowy model.
U zarania ery doradztwa zarządczego temat „Planowania projektu” był dla moich klientów drugorzędny.
Zwykle zadawali to samo pytanie: „Jaki model lub oprogramowanie jest najlepsze do planowania projektu?” Wydawało im się, że rozwiązania dostępne w tej dziedzinie są albo zbyt proste, albo zbyt skomplikowane.
Opowiedziałem im o typowym podejściu do planowania, kiedy myślimy o różnych rzeczach, tak naprawdę nie próbując ich organizować. Z satysfakcją można zauważyć, że w większości przypadków nadal nie jesteśmy do końca świadomi, jak to wszystko robimy.
Nawet wychodząc z domu do pracy w ogrodzie, jesteśmy w jakiś sposób zaangażowani w jakieś planowanie, zabierając ze sobą narzędzia. Moim zdaniem nie da się przeżyć dnia bez planowania swoich działań.
Nieważne, jak duży lub mały projekt pracuje, nasza świadomość w procesie przekładania pomysłów na rzeczywistość w naturalny sposób przechodzi przez pięcioetapowy proces, który wygląda tak*;
Cel i zasady;
Wizja;
burza mózgów;
Układ;
Planowanie dalszych działań.
To czy mamy plan, czy jesteśmy świadomi swojego celu, kierunek myśli i wzorce zachowań wyznacza nasz system wartości. Potem się rozwijamy wizja, czyli nasze wyobrażenie o tym, jaka rzeczywistość nas zadowoli.
Patrz załączniki II i 111.
Rozbieżność pomiędzy rzeczywistością a standardem pogrąża nas w stresie i zaczynamy generować pomysły, jak osiągnąć realizację naszej wizji (burza mózgów). Następnie zaczynamy sortować otrzymane pomysły według komponentów, kolejności i priorytetu – powstaje nasz osobisty plan działania.
Ten model planowania jest naturalny. Można go używać jako skuteczny sposób skupianie sił i środków bez bezproduktywnego napięcia i pozwala na utworzenie „pionowej” sekcji myślenia niezbędnej dla różnego rodzaju projektów, sytuacji i tematów.
Pozostaje ustalić priorytety.
Skoncentruj horyzonty
Zarządzanie to po prostu dystrybucja ograniczonych zasobów (sił i środków), co zakłada mistrzostwo w sztuce wyboru lub sztuce ustalania priorytetów.
Zawsze uważałem, że sposób, w jaki modele zarządzania czasem dyktują proces ustalania priorytetów, nie jest dobry. Nie jest opracowana, nie uwzględnia czynników, które realnie wpływają na nasze działania.
Wszyscy w naturalny sposób ustalamy priorytety, ale możemy jeszcze bardziej zoptymalizować ten proces. W tym celu zidentyfikowałem sześć horyzontów ostrości i badaliśmy ich wpływ na nasze wybory.
Horyzonty skupienia odkryłem w pewnym stopniu przez przypadek. Kiedyś poproszono mnie o zorganizowanie sesji coachingowej dla najwyższego menedżera na Wall Street. Głównym problemem tej osoby było „zbyt wiele spotkań”. Jego asystent walczył z pracownikami, którzy chcieli umówić się na spotkanie z szefem. Harmonogram był wypełniony z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
Kiedy przybyłem do jego biura, zamknął drzwi i od razu zapytał błagalnie: „Co mam zrobić z tym wykresem?” Postanowiłem zacząć od wyjaśnienia perspektywy i na tablicy wiszącej obok jego biurka zapisałem swoją wersję takiej perspektywy najważniejsze momenty, Jak:
Cel i zasady;
Wizja;
Obszary odpowiedzialności;
Projektowanie;
Plany wydarzeń.
Każdy z tych poziomów miał swoją własną treść. Zanim zdążyłem uzupełnić listę, mój odpowiednik wykrzyknął: „Mam to!” - „Co zrozumiałeś?” - zapytałem. „Nie, nie mówię o spotkaniach. Mówię o moich dzieciach!”
Potem zaczął poważnie analizować swoje, przekonany, że nasze spotkanie pomoże mu zrozumieć przyczyny jego poważnego przeciążenia. Dotarło do niego, że niekończące się spotkania ukradły mu mnóstwo czasu, który mógł pożytecznie przeznaczyć na komunikację ze swoimi dorastającymi synami.
Z reguły rozwiązując różne problemy, czasami nawet nie zdając sobie sprawy z tego, co się dzieje, pracujemy, nie rozróżniając ich i nie rozdzielając, ze wszystkimi sześcioma na raz poziomy.
Wszyscy mamy cel, wartości i wizję. Wcielając pomysł w rzeczywistość, musimy jednocześnie kontrolować kilka kluczowych obszarów naszej pracy i życia, a jednocześnie przestrzegać pewnych standardów i zasad.
Wszyscy mamy projekty, które po ukończeniu spełnią określone obietnice. Wszyscy podejmujemy pewne działania w oparciu o przydzielone nam zadania, wykorzystując w swojej pracy pewną liczbę horyzontów ogniskowych spośród pięciu znanych.
Jednocześnie wybór podejmowanych działań wpływa bezpośrednio na wydajność w najwyższym horyzoncie skupienia.
Na tym polega istota ustalania priorytetów: im bardziej podjęte działanie przybliża Cię do osiągnięcia celu, tym większą ma dla Ciebie wartość.
Horyzonty ostrości nie są jedyną rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, co robić, powiedzmy, za trzy piętnaście minut jutro po południu. Odpowiadając na to pytanie, należy wziąć pod uwagę kwestie praktyczne, takie jak czas, inspiracja i lokalizacja. Zaproponowana sześciopoziomowa struktura stanowi niezawodne narzędzie, dzięki któremu możemy systematycznie myśleć o każdej sytuacji*.
Jak połączyć te modele
Niedawno uświadomiłem sobie, że wszystkie moje metody dotyczą kilku kluczowych aspektów kontrolowania rozwoju sytuacji i perspektywy, niezależnie od tematu, miejsca i okoliczności. Zredukowałem liczbę technik GTD do dwóch głównych części, które w istocie są sposobami rozumienia procesów.
*Cm. Załącznik VII.
Ludzie nie są w stanie pojąć koncepcji „utraty orientacji poziomej” tak łatwo, jak koncepcji „utraty kontroli”. Pojęcie „utraty orientacji pionowej” nie jest dla nich tak łatwe, jak „utrata perspektywy”.
Sztuka zarządzania przepływem pracy polegającym na „zbieraniu/identyfikowaniu, sortowaniu, organizowaniu, przeglądaniu statusu i realizacji spraw” zapewnia kontrolę nad sytuacją. Naturalny model planowania i ukierunkowane horyzonty zapewniają poczucie perspektywy.
Horyzonty planowania zapewniają model planowania dla ogólnych scenariuszy. Są przykładem myślenia hierarchicznego, które pozwala ocenić znaczenie całej „rutyny” i skorygować sytuację.
Oto ważne pytania operatora, które wymagają jasnych odpowiedzi:
Dlaczego w ogóle cokolwiek robimy w tej chwili?
Jaki jest oczekiwany wynik (CO)?
Jakich komponentów i od kogo potrzebujemy do wykonania rzeczy (OD KOGO)?
Jaki jest plan dalszych działań (CO, KIEDY, GDZIE, KTO, DLA KOGO i jakim KOSZTEM należy to zrobić)?
System ten to nic innego jak sztuka skupiania uwagi
GTD to przede wszystkim sztuka skupienia, czyli eliminacji wszelkich czynników rozpraszających. To zestaw narzędzi, które pomogą Ci skupić się na sposobie i czasie działań potrzebnych do osiągnięcia celu.
Straciwszy kontrolę nad sytuacją, nie będziesz mógł się na niczym skoncentrować i nie będziesz w stanie odpowiedzieć na żadne pytanie operatora (dotyczące tego zdarzenia).
Jeśli nagle utracona zostanie kontrola nad postępem zadań na wszystkich horyzontach skupienia, ważne staje się odzyskanie poczucia perspektywy i przywrócenie skupienia.
Stąd druga subtelność sztuki zarządzania: opracowanie prawidłowego algorytmu analizy, który służy do przeglądu stanu rzeczy i późniejszych prognostyczny korekty wszystkiego, co należy do strefy uwagi, we wszystkich horyzontach ostrości.
To, co zostało powiedziane, znajduje odzwierciedlenie w praktycznych działaniach w każdym danym momencie. Niezależnie od tego, w jakim stopniu jesteś świadomy swoich działań w ramach koncepcji „pięć etapów i sześć poziomów”, nigdy nie powinieneś przerywać pracy.
Wtedy koncepcja zapewni najważniejsze: abyś zawsze trzymał się mocno w siodle, pewnie zarządzając procesem identyfikacji i wyboru opcji działania.
System GTD: Podstawa mentalna
W ostatnich latach zauważyłem duże zainteresowanie koncepcją „inteligencji emocjonalnej”. Zdrowy rozsądek interpretuje się ją jako umiejętność panowania nad swoimi uczuciami. Ma to bezpośrednie przełożenie na efektywność osobistą i wyniki zawodowe.
Komunikacja, współpraca, praca zespołowa i zarządzane relacje stają się ważnymi czynnikami w życiu zawodowym, dlatego warto skupić się na komponencie emocjonalnym.
Twierdzę jednak, że podstawa naszych teorii leży w dziedzinie inteligencji umysłowej! Musimy zarządzać naszym procesem myślenia, stale go udoskonalając. Nie odmawiam ludziom umiejętności myślenia.
Po prostu nie zawracamy sobie głowy tą działalnością i nie wykorzystujemy swojego potencjału z należytą efektywnością. Powodem tego jest zwykłe lenistwo.
Nie mamy na przykład uporczywej chęci uporządkowania korespondencji i rozmów telefonicznych, co zmniejsza ogólną skuteczność naszych działań. I w ten sam sposób wynik nagradza zbyt emocjonalne lub odwrotnie obojętne podejście do sprawy.
Nie można niedoceniać roli kontroli myśli w takich sytuacjach. Pojęcie „myślenia” w najszerszym znaczeniu oznacza proces powstawania emocji pod wpływem myśli, ale nie odwrotnie.
W twojej świadomościżadnej własnej świadomości
Ludzie wydają mi się czymś więcej niż tylko inteligentnymi stworzeniami. Analizując motywy ich działań, dokonuję oczywiście rozróżnienia między myśleniem a świadomością.
Mogę powiedzieć, że myślenie jest wynikiem połączenia intelektu z planami. Korzystanie ze świadomości i intuicji pomaga w rozróżnianiu pojęć i podejmowaniu decyzji.
Jeśli kiedykolwiek zmieniłeś zdanie, jesteś zdolny do kreatywnego, skupionego myślenia.
Świadomość jest wielkim sługą, ale okropnym nauczycielem. Jest gotowy przypomnieć Ci o problemie właśnie w momencie, gdy nie jesteś już w stanie nic zmienić.
Ale puste myśli o problemach i ich prawdziwym rozwiązaniu to zupełnie różne rzeczy. Ludzie są zdolni do generowania wspaniałych pomysłów, chociaż nie myślą o ich prawdziwej wartości.
Niestety często nie sprowadza się to do zarządzania treścią pomysłów. Ale jeśli zrozumiesz, jak działa ta reaktywna i mechaniczna część naszych procesów myślowych, to trzymasz klucz do zwycięstwa.
Nie rodzimy się z tymi zdolnościami.
Nikt nie jest zaprogramowany od urodzenia, aby myśleć: „Co mamy w naszych aktywach? Co chcę osiągnąć? Jaki jest plan działania? Kto to zrobi? W swoim życiu spotkałem tylko kilka osób, które zachowywały się w ten sposób, uznając to za naturalne.
Najczęściej ludzie nie wykorzystują daru myślenia strukturalnego w życiu osobistym. Kierownik projektu w firmie może mieć zasady i metody przeprowadzania spotkań, wiedzieć, jak zaplanować wprowadzenie nowego produktu na rynek itp., ale może być bezradny w stosowaniu tych samych zasad w swoich relacjach z matką lub finanse osobiste, chociaż w we wszystkich przypadkach można i należy zastosować te same metody.
Kiedyś menadżer wyższego szczebla zapoznał się z moimi materiałami i był zaskoczony, że ja „odkrył mechanizm heurystyczny” sukcesu swojej firmy, obecne w jej kulturze wewnętrznej na poziomie wartości.
Nie wiedział jednak, jak tego uczyć wartości korporacyjne ich pracownicy. GTD pozwoliło jemu i jego pracownikom logicznie zrozumieć i zidentyfikować własne metody działania oraz doprowadzić je do poziomu, na którym jako spójny model stały się logiczną częścią firmowego procesu szkoleniowego dla nowych pracowników.
Koncentrowanie się na kwestiach jest zazwyczaj kluczem do produktywności.
Aby uruchomić cały mechanizm i utrzymać jego działanie, musimy zadbać o własny sposób myślenia i umiejętność produktywnego dostosowywania wyników naszych myśli do różnych obszarów działania.
Uwaga za uwagą
W jaki sposób świadomość człowieka skupia się na własnej uwadze i umiejętności zarządzania nią? To właśnie coraz bardziej zaprząta umysły badaczy. Zaskakujące jest jednak tak duże zainteresowanie zjawiskiem uwagi nie jego badania są pożądane z punktu widzenia naukowej organizacji pracy.
Rozwój technologii, takich jak poczta elektroniczna, komunikatory internetowe i komunikacja komórkowa, podniósł kwestię niepotrzebnych kosztów wynikających z osłabienia, zwiększonej i fragmentarycznej uwagi ludzkiej.
Badacze wielokrotnie próbowali udokumentować spadek aktywności biznesowej spowodowany rozproszeniem uwagi aż do utraty koncentracji. Straty gospodarcze nie były jednak wymierne.
Niemniej jednak na podstawie uzyskanych danych statystycznych dotyczących skrócenia średniego czasu koncentracji i wydłużenia okresu relaksacji można wyciągnąć pewne wnioski.
W odpowiedzi firmy „atakowały” to własnymi rozwiązaniami pod takimi nazwami jak „No e-mail w piątki” lub „Cicha godzina”. Działania te miały na celu ograniczenie strat spowodowanych hałasem mentalnym i uwolnienie ludzi do procesu twórczego i refleksyjnego.
Większość badań tego problemu skupia się na czynniki zewnętrzne: za dużo poczty, za dużo (lub za mało) komunikacji międzyludzkiej, za dużo zmian itp. Rozwiązania skupiające się wyłącznie na zmniejszeniu ilości lub szybkości napływających informacji stają się w najlepszym przypadku rozwiązaniem tymczasowym, a w najgorszym paraliżem.
Musimy być bardziej mobilni w myśleniu i działaniu (dwie strony tego samego medalu).
Przecież od urodzenia jesteśmy szczęśliwymi posiadaczami świadomości, która daje nam zdolność myślenia i daje niesamowitą możliwość rozwiązywania najbardziej skomplikowanych spraw za pomocą prosty, poprawnie skompilowane, uporządkowane i rankingowe listy.
Niektóre informacje, które otrzymujemy, są przydatne, ale większość z nich rozprasza i stresuje, zmniejszając naszą produktywność i zdolność koncentracji.
Jedną z największych zalet GTD jest to, że pomaga odróżnić kreatywne procesy myślowe od nieefektywnego zamartwiania się.
W tym przypadku nie jest konieczne opanowanie tajemnicy dyscypliny naukowe lub osiągnąć „mistyczny wgląd” (chociaż zarówno teoretycy, jak i mistycy uważają GTD za ważną metodę). Zrozumienie pracy intelektu i prawidłowe utrwalenie jego wytworów przy odpowiednim skupieniu uwagi na przedmiocie uwagi jest tym samym prosta sprawa takie jak gotowanie obiadu.
Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy prowadzisz interesy, a nie szybujesz w Empireum.
Logika systemu GTD
O sile decyduje dostęp do otwartej przestrzeni. Prawdziwości tego stwierdzenia doświadczyłem na własnej skórze trenując sztuki walki. A metafora „umysł jak woda”, wywodząca się z filozofii karate, stała się powszechnie stosowana w związku ze stosowaniem metod GTD.
Woda we wszystkich swoich przejawach odpowiada temu, z czym oddziałuje. A dzieje się to bez stresu i niepotrzebnego marnowania energii.
Dzięki temu, gdy nic nas nie rozprasza, zyskujemy więcej możliwości kontrolowania naszego świata. Nabywamy umiejętność abstrahowania od rozwiązania konkretnego problemu, jeśli musimy skupić się na innym. Elastyczność i skupienie są prawdziwymi źródłami siły.
Jednak coś nas powstrzymuje...
Radzenie sobie z mailami od szefa, zamyślenie się nad ważną myślą, zaniepokojenie niezwykłą ciszą w żłobku, radzenie sobie z kryzysem w dziale – to sytuacje, na które znajdziemy rozwiązanie. Zależy to również od wielu czynników, które składają się na nasz obiektywny świat w danej chwili.
Ale jeśli oddasz się bezowocnym rozmyślaniom, zamiast dokładnie przemyśleć wszystko raz jeszcze podjąć Dla ich decyzji stan „świadomości jak woda” okaże się nieosiągalnym ideałem, a biznes będzie wymagał kolosalnej ilości energii i sił.
To wcale nie będzie zabawne, jeśli doświadczenia zdobyte na jednym spotkaniu przeniesiesz na drugie; jeśli problemy domowe przeniesiesz do pracy lub zrzucisz ciężar problemów zawodowych na ramiona rodziny.
Ale jak to wszystko działa? Jaka jest logika procesu?
Siła = Koncentracja
Skoncentrowana energia tworzy pęd i ma wpływ. Bez koncentracji nie da się w niczym osiągnąć efektu, czy to w grze, czy to w rozbiciu planszy uderzeniem dłoni, czy w rozmowie z nastolatkiem na drażliwe tematy.
Skupienie = Eliminacja czynników rozpraszających
Czy kiedykolwiek straciłeś poczucie koncentracji? A co się stało z Twoją produktywnością? Kto najbardziej Cię rozpraszał?
Ale każdy przeżył te nieprzyjemne chwile, stając się ofiarą setek okoliczności zewnętrzne które przeszkadzały - głośny hałas, obcy ludzie, awaria komputera. Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że przebywałeś w cichym pokoju, odrywając się od pracy? Tak po prostu: w końcu twoje własne przypadkowe myśli mogą równie łatwo sprowadzić cię na manowce, jak jakiekolwiek zewnętrzne czynniki.
Być może efektywne wykorzystanie czasu i wysiłku główny problem współczesna zajęta osoba. David Allen, twórca legendarnego systemu Getting Things Done i autor bestsellerów Getting Things Done i How to Keep Things Done, za dzieło swojego życia uznał opracowywanie bezstresowych metod zwiększania produktywności.
Książka ta to nie tylko świetny początek dla tych, którzy dopiero postanowili zrobić porządek i przestraszeni skalą pracy, ale także dla doświadczonych użytkowników GTD, którzy potrzebują szybko sprawdzić stan rzeczy i skorygować przebieg w czasie. Wcześniej książka ukazała się pod tytułem „Jak szybko uporządkować sprawy”. Pięćdziesiąt dwa krótkie rozdziały książki to „skuteczne perspektywy i zachowania, które można zastosować w dowolnym miejscu i czasie” i które czynią życie lepszym.
Książka dla każdego, kto chce żyć możliwie efektywnie, bez dodatkowego wysiłku.
Na naszej stronie możesz pobrać książkę „Uporządkować życie. Ekspresowy kurs Technika GTD„Allen David za darmo i bez rejestracji w formacie fb2, rtf, epub, pdf, txt, przeczytaj książkę online lub kup książkę w sklepie internetowym.
Książka będzie przydatna zarówno dla tych, którzy chcą nauczyć się planować swoją pracę, jak i dla tych, którzy podlegają ciągłemu zmęczeniu, stresowi i niepokojowi z powodu „rotacji” w pracy.
Opis
Nazwa: Jak zachować porządek. Zasady satysfakcjonującego życia bez stresu (angielski: Making Work: Winning Game Work Business Life)
Książka ta jest kontynuacją bestsellera „”. Na jej łamach autor starał się znaleźć zastosowanie swojej metody GTD nie tylko w pracy, ale także w życiu codziennym. Praca będzie przydatna zarówno dla tych, którzy chcą nauczyć się planować swoją pracę, jak i dla tych, którzy podlegają ciągłemu zmęczeniu, stresowi i niepokojowi z powodu „rotacji” w pracy.
Sam David Allen napisał we wstępie: „Nasza rzeczywistość i nasze zadania stają się coraz trudniejsze do sformułowania i niejednoznaczne, w miarę jak życie staje się coraz bardziej złożone. Aby to wszystko ruszyć i utrzymać, musimy więcej zastanowić się nad naszym sposobem myślenia i zastosować wyniki tego myślenia w różnych obszarach naszego życia i pracy.
Główną ideą tej książki jest przekształcenie formuły GTD z narzędzia dla biznesmena w uniwersalny mechanizm planowania wszelkiego zatrudnienia – zarówno w pracy, jak i w domu. Dzięki temu możesz zaplanować swój czas, zaoszczędzić go i uniknąć pośpiechu i związanych z nim niedogodności. Nowe dzieło Allena jest szersze, głębsze i dlatego większe.
O autorze
Davida Allena- ekspert, konsultant w sprawach zarządzania czasem i produktywności osobistej. Na uniwersytecie specjalizował się w studiowaniu Historia Ameryki. Po ukończeniu studiów D. Allen dość długo szukał swojego miejsca w życiu. Według własnych zapewnień przed 35 rokiem życia zmienił co najmniej 35 zawodów. Dziś Allen prowadzi własną firmę coachingową w tej dziedzinie. skuteczne zarządzanie i produktywność, chociaż sam bardzo rzadko prowadzi seminaria publiczne. Jest także jednym z założycieli Actioneer Inc, firmy specjalizującej się w produkcji artykułów biurowych.
Książka „Jak uporządkować sprawy” dała czytelnikom specyficzny wektor rozwoju. Nowa książka doda Ci wiary we własne możliwości.
Tytuł oryginalny: Dzięki czemu wszystko działa: Zwycięstwo w grze w pracę i biznes życia
Imię rosyjskie: Jak zachować porządek. Zasady satysfakcjonującego życia bez stresu
Rok wydania: 2010
Opublikowane przez Davida Allena
Przedmowa wydawcy do nowej książki Davida Allena
„Jak utrzymać porządek” to kontynuacja kultowego światowego i rosyjskiego bestsellera „Jak utrzymać porządek”. W tej książce David Allen udoskonalił swoją technikę, aby można ją było zastosować we wszystkich obszarach życia, nie tylko w miejscu pracy. How to Keep Things Done wyjaśnia, dlaczego Getting Things Done (GTD) działa i oferuje jedenaście modeli, które pomogą Ci skonfigurować system GTD tak, aby zapewnić długoterminową, bezproblemową pracę w każdej branży.
Recenzja osobista „Jak utrzymać porządek”
Aby nasze życie miało sens i satysfakcję, musimy umieć rozpoczynać i kończyć swoje sprawy: zarządzać naszym światem w taki sposób, aby w rezultacie uzyskać pożądane wydarzenia i rezultaty. Nie bez powodu kluczowymi składnikami sukcesu są właściwy wybór i jego skuteczna realizacja. Niekończący się strumień książek, seminariów i programów doradczych przytłacza nas, choć początkowo miał on ułatwić podejmowanie decyzji, nauczyć planowania i wyznaczania celów, pomóc zdefiniować nasze wartości i inspirować podwładnych. Dziś dostępne są wszelkiego rodzaju techniki i narzędzia, które pomagają w samoorganizacji, uczą efektywnie wykorzystywać czas i zwiększać produktywność. Ale nie ma najważniejszej rzeczy - podstawowego zrozumienia istoty, dynamiki i skuteczności tych procesów jako całości. Powstaje pytanie: czy istnieje jakiś logiczny, systematyczny i zrozumiały sposób na osiągnięcie tego zrozumienia?
Pytanie niezwykle ważne dla współczesnego człowieka: jak zapanować nad wszystkim, skierować sytuację na właściwe tory, działać możliwie efektywnie, a jednocześnie nie dać się wyczerpać psychicznie i fizycznie? Odpowiedź podsunął David Allen, autor legendarnej książki „Getting Things Done” (GTD), która uratowała tysiące wdzięcznych czytelników spod gruzów spraw bieżących o różnym stopniu pilności i złożoności.
W tej książce dowiesz się, dlaczego ta technika działa i jak rozszerzyć jej zakres. Jedenaście proponowanych modeli pomoże skonfigurować system GTD pod kątem długiej, bezawaryjnej pracy. Aby to zrobić, zrozum, co powoduje dla ciebie wewnętrzny dyskomfort; wybieraj i ustalaj priorytety; naucz się zachować pewność co do rozwoju wydarzeń.
Allen udoskonalił swoją technikę, aby zastosować ją we wszystkich obszarach życia, nie tylko w miejscu pracy.
Nowa książka doda Ci wiary we własne możliwości. Rzeczywiście, w warunkach wiecznego braku bezpieczeństwa i stabilności, jedyną rzeczą, o którą naprawdę warto walczyć, jest trwałość. Zamienia się w zbawienną słomkę w wirze niekończących się zmian.
Ekspert samoorganizacji, który wynalazł technikę GTD (Getting Things Done), mającą na celu przełamanie rutyny pracy i pomoc w przejęciu kontroli nad życiem, postanowił, jak większość konsultantów, nie ograniczać się do jednej pracy, ale rozwijać swój pomysł w nową książkę. Jak zachować porządek został stworzony jako przewodnik po skutecznej optymalizacji dowolnego procesu. W książce przedstawiono kluczowe modele systemu GTD, które zdaniem autora można z powodzeniem zastosować w niemal wszystkich dziedzinach życia.
Matryca samoorganizacji
System GTD, opisany przez Allena w książce „”, to technika skupiania uwagi, eliminująca wszelkie zakłócenia. Aby system działał prawidłowo i nieprzerwanie, należy monitorować dwa kluczowe czynniki: kontrolę i perspektywę. Allen pisze, że są to dwie strony tego samego medalu, ale wymagają różnych podejść.
Aby ułatwić czytelnikowi wybór punktu orientacyjnego i kierunku dalszego ruchu, David Allen sugeruje zastosowanie następującej matrycy:
Oś pozioma to kontrola, oś pionowa to perspektywa. Jak pisze Allen, stan optymalny to wysoki poziom na obu żywiołach, a naszym celem jest osiągnięcie pozycji Kapitana i Dowódcy zarówno w życiu, jak i w pracy. „W tym stanie nie ma miejsca na depresję, podział na osobiste i zawodowe, sytuację wyboru życia lub pracy” – wyjaśnia autorka. „Działasz, możesz po prostu żyć aktywnie i dynamicznie” (więcej o matrixie - w).
Zatem droga do pełnej kontroli przebiega przez kilka etapów. Od etapu fiksacji (gromadzenia informacji istotnych z punktu widzenia skupienia uwagi), poprzez ocenę istotności (skupienie uwagi na przedmiocie uwagi), organizowanie, sprawdzanie i analizowanie (przegląd stanu sprawy i zyskanie wyczucia perspektywy). „Uzyskanie pełnej kontroli poprzez przechwytywanie, wyróżnianie, organizację i przeglądanie oczyszcza twoje wewnętrzne biurko, zapewniając jasny obraz wszystkich opcji” – pisze Allen. Ostatnim etapem jest wykonanie.
Zdobywanie perspektywy
Drugim czynnikiem jest perspektywa. Właściwie, gdzie i dlaczego się przeprowadzasz. Aby podkreślić różne poziomy, Allen używa terminów związanych z pomiarem wzrostu – liczby te pomagają przedstawić zakres perspektywy.
Zatem na poziomie pasa startowego musisz być gotowy odpowiedzieć na pytanie „Co musisz zrobić?” Na przykład umyj samochód lub omów nowy pomysł ze swoim szefem. Poziom ten polega na opracowaniu planu działań i określeniu sposobu ich realizacji na co dzień.
Dziesięć tysięcy stóp. Horyzont ten polega na skupieniu się na projektach krótkoterminowych, gdzie każdy projekt jest miniaturowym celem, którego status należy przeglądać przynajmniej raz w tygodniu. „Regularne zastanawianie się nad tym, co się dzieje, od tygodnia do kilku miesięcy, może pomóc złagodzić stres i utrzymać produktywność umysłu” – pisze Allen.
Dwadzieścia tysięcy - obszary zainteresowania i obszary odpowiedzialności. Jest to od siedmiu do dziesięciu obszarów, w których możesz pogrupować swoje zainteresowania (ekspresja, kariera, relacje, finanse itp.). Punktem odniesienia dla tego horyzontu, pisze Allen, mogą być role i kluczowe elementy Twojego stylu życia.
Na wysokości trzydziestu tysięcy stóp w grę wchodzą cele i zadania. Podstawowe pytanie: „Co chcę osiągnąć?” „Przynajmniej raz w roku warto przemyśleć swoje roczne i długoterminowe cele” – mówi autor.
Czterdzieści tysięcy. Ten kamień milowy dotyczy długoterminowego sukcesu, a mianowicie określenia celów na, powiedzmy, trzy lata. Co więcej, „długoterminowe” to pojęcie względne. Powyżej znajduje się poziom celu i zasad. Pierwsza daje poczucie celu, druga reprezentuje podstawowe wartości. David Allen jest przekonany o konieczności wyjaśnienia absolutnego celu. „Jeśli nie wiesz, po co istniejesz i dokąd zmierzasz, możesz zostać poprowadzony wszędzie” – wyjaśnia.
„Zrównoważona integracja wszystkich tych elementów zapewnia najbardziej innowacyjne praktyki produkcyjne” – mówi Allen. „Wszystkie elementy są na tyle współzależne, że uzyskana produktywność będzie na tym samym poziomie, co najsłabszy element całego łańcucha” (przeczytaj o tym, jak utrzymać pracę systemu w
